Nel dettaglio
Lo studio legale con le consulenze prenotate da un link.
Un avvocato passa metà della settimana fuori dallo studio: udienze, cancellerie, accessi agli uffici. Intanto il telefono squilla e chi cerca un parere non sa quando richiamare. Ecco come metti le consulenze in fila senza che la segreteria diventi un centralino, e senza che il motivo dell’incontro giri dove non deve.
Prima consulenza e incontri successivi
Il listino di partenza ha due voci: prima consulenza da un’ora e consulenza da mezz’ora. Chi ti trova sceglie la voce e vede solo gli spazi in cui ci sta davvero, quindi un primo colloquio lungo non viene incastrato fra due appuntamenti brevi. Durate e nomi li cambi quando vuoi, ma tienili generici: «Consulenza» va bene, «Separazione» o «Recupero crediti» no, perché il nome della voce compare nella conferma e nel messaggio che il cliente riceve. Nell’avviso in cima alla tua pagina puoi chiedere di portare con sé atti e lettere già ricevute, così il primo incontro non va sprecato.
Le mattine in tribunale
Le udienze le conosci con settimane di anticipo: segnale come blocchi e nessuno prenota in quelle ore. Se il ruolo si allunga e rientri tardi, apri l’appuntamento del pomeriggio e manda l’avviso di ritardo con un tocco: chi doveva venire alle tre vede il nuovo orario e gli altri dopo di lui si spostano a catena. Se invece finisci prima, puoi anticipare. Le ferie giudiziarie di agosto e i ponti li chiudi una volta sola. Quando un cliente disdice, chi era in lista d’attesa per quel giorno riceve l’avviso che il posto si è liberato, se ha le notifiche attive.
Riservatezza prima di tutto
Per prenotare bastano nome e numero di telefono; non c’è un campo per il motivo dell’incontro e non serve. Nella rubrica del cliente le note sono di testo e vanno usate per cose pratiche, come l’orario in cui risponde o il collega che lo segue, mai per i fatti della pratica: fascicoli e atti restano nel tuo gestionale. Il promemoria in notifica, per chi le ha attivate, arriva il giorno prima e due ore prima e mostra giorno, ora e nome dello studio. Se un cliente non si presenta senza avvisare, lo segni e le sue prossime richieste aspettano la tua approvazione.
Colleghi, praticanti e segreteria
In uno studio associato ogni avvocato ha la sua agenda e le sue voci, fino a 12 persone nello stesso account. La segreteria la inviti con un link e le dai solo i permessi che servono: inserire appuntamenti, spostarli, rispondere alle richieste. Chi chiama lo metti in agenda in pochi secondi, anche dettando a voce fra un’udienza e l’altra. A chi preferisce un messaggio mandi il promemoria su WhatsApp dal numero dello studio, già scritto, con un tocco. Le parcelle no: SeeYouNext non incassa e non emette fatture.
