Nel dettaglio
Lo studio del commercialista, con gli incontri prenotati da un link.
Per un commercialista l’anno ha un ritmo preciso: mesi tranquilli e settimane in cui tutti vogliono passare in studio prima della stessa scadenza. Ecco come distribuisci gli incontri sul calendario, lasci prenotare chi ha bisogno e smetti di passare le giornate a richiamare.
Primo incontro e consulenza
Si parte con due voci: primo incontro da un’ora, per la partita IVA appena aperta o il cliente nuovo che porta le carte degli anni precedenti, e consulenza da mezz’ora per una domanda veloce. Chi prenota dal tuo link vede solo gli spazi della durata giusta. Aggiungi le voci che ti servono, con nomi semplici e senza dati: «Dichiarazione» o «Contabilità» vanno bene. Nell’avviso in cima alla pagina scrivi cosa portare, come le ricevute delle spese o le certificazioni dei redditi, così l’incontro si chiude in una volta. I prezzi restano nascosti, a meno che tu non decida di mostrarli.
I picchi delle scadenze
Nelle settimane calde puoi aggiungere orari extra fuori dalla griglia normale, un sabato mattina o una sera, e chiuderli quando la scadenza è passata. Ad agosto segni le ferie una volta e in quei giorni nessuno prenota. Un cliente online può avere al massimo due prenotazioni attive: se una società ha bisogno di più incontri, i successivi li fissi tu dall’agenda. Se un orario pieno si libera, chi era in lista d’attesa riceve l’avviso, se ha le notifiche attive. E chi vuole spostarsi può chiederlo dalla sua pagina, fino a due ore prima: la proposta arriva a te e la accetti con un tocco.
Clienti di tutte le età
Il pensionato che ti segue da vent’anni e il giovane con la partita IVA forfettaria non si avvisano nello stesso modo. Chi attiva le notifiche riceve il promemoria il giorno prima e due ore prima, e può rispondere «Ci sarò». Per gli altri apri la lista dei promemoria a mano e scegli: WhatsApp col messaggio già scritto, SMS oppure una chiamata, sempre con un tocco e dal numero dello studio. La rubrica la importi dai contatti del telefono, e nelle note scrivi solo cose pratiche, come il nome del figlio da chiamare. Bilanci, ricevute e dati fiscali restano nel tuo programma.
Collaboratori dello studio
Ogni professionista e ogni collaboratrice ha la sua agenda, i suoi giorni e le voci che segue, fino a 12 persone. A chi lavora con te dai i permessi che servono, invitandolo con un link. Quando un incontro va oltre e il cliente successivo è già per strada, mandi l’avviso di ritardo e vede il nuovo orario. Nelle statistiche guardi quanti appuntamenti ha avuto lo studio e chi li ha seguiti. SeeYouNext non tiene la contabilità, non manda documenti al cliente e non incassa onorari: serve a dare, spostare e ricordare appuntamenti.
